Pár hónapja itt pihen a vázlatok között ez a bejegyzés, tele az összes létező gondolatommal és tapasztalatommal a hatékony otthoni munkavégzésről. A koronavírus miatt kialakult járványhelyzet kapcsán ez most különösen aktuális téma lett, így a jegyzeteket kész bejegyzéssé gyúrtam.
Maradj otthon!
Az aktuális helyzet miatt egy kitérő mondatban mindenképpen fontosnak tartom leírni: én azt támogatom, hogy aki megteheti, az maradjon otthon.
Sajnos a munkája és az élete nem teszi ezt mindenkinek lehetővé, de egy ilyen járvány lassításához, a komolyabb problémák kialakulásához nagyban hozzájárul, ha mindenki igyekszik csökkenteni a más emberekkel való találkozást.
Én azt a megközelítést próbálom tartani, hogy nincs ok a pánikra, de azért bagatellizálni sem szabad az új koronavírus okozta helyzetet, az igazi veszélyt ugyanis nem csak a megbetegedés, hanem az olyan forgatókönyvek jelentik, mint az egészségügyi ellátórendszer esetleges összeomlása.
Szóval, ha teheted, dolgozz otthonról!
A hely és az eszközök
A legfontosabb, ha otthonról dolgozol, különösen, amikor hosszú távon, hogy alakíts ki magadnak egy munkára kijelölt részt. Annak van a legkönnyebb dolga, akinek van dolgozószobája vagy bármilyen külön helyiség, de ez a rész akár egy íróasztal is lehet.
Amikor erről beszélgettem pár éve, valaki felhúzta a szemöldökét, hogy ha nem dolgozhat a kanapén ülve a laptoppal az ölében, akkor mi értelme a home office-nak? Neki is azt mondtam, hogy teljesen mindegy, hol dolgozik az ember, amíg kényelmesen, fókuszáltan és hatékonyan tudja ezt tenni. Ha valakinek ez a kanapé, akkor úgy, ha valakinek ez egy íróasztal, akkor úgy.
Én például nagyon kevés ideig bírom kanapén és laptoppal, egy idő után kényelmetlen lesz, így inkább az íróasztalra szavazok, de sokszor kiülök az erkélyre ha engedi az idő, vagy csak átülök az ebédlőasztalhoz. Amit kifejezetten nem javaslok, hogy ágyban, pizsamában hemperegve dolgozz. Egy-két alkalommal vicces, de hosszútávon kifejezetten demotiváló lehet.
A hosszútávú otthoni munkavégzés miatt azért is fontos a kijelölt rész, hogy ne érezd azt, hogy ugyanott dolgozol, ahol amúgy szórakozol, pihensz, kikapcsolódsz. Lehet, hogy butaságnak tűnik, de pár hónap után megnehezítheti az életed, hogy nincs lehetőséged mentálisan „az irodában hagyni” a dolgokat.
A munkavégzéshez hasznos, ha van otthon:
- íróasztal,
- kényelmes szék,
- egér és billentyűzet valamint
- mikrofonos fülhallgató
- webkamera.
Amit feladata, munkaköre és szokása válogatja, de szintén érdemes lehet otthon tartani:
- monitoremelő, laptop tartó
- egy vagy több monitor,
- post-it, filcek és
- akár flipchart vagy írható tábla.
Nekem a nappaliban van egy íróasztalom, ahol az asztali gép a laptop, a táblagép és a telefon is kényelmesen elférnek. Sokan azt javasolják a témában, hogy az eszközök kialakítása minél közelebb van az irodában használtakhoz, annál egyszerűbb megszokni és hatékonyan dolgozni.
Ez az én setupom:
A szokások
Szintén inkább hosszútávon kritikus, de rövidtávon is alapszabály: legyen napi rutinod, amihez többé-kevésbé tartod magad!
Elsőre egyértelműnek tűnő, de fontos alapszempontok, amikre én igyekszem figyelni:
- minden nap kb. ugyanakkora kelek, megtartom a reggeli rutint,
- úgy öltözök fel, mintha munkába mennék, nem az itthoni mackót koptatom,
- van egy nagyjából pontos napirendem, amihez tartom magam,
- tartok pihenőket, igyekszem házon belül is mozogni, járkálni,
- napközben dolgozom (nem takarítok, nem főzök stb.), a munkaidő végén pedig a munkán kívüli dolgokat csinálom.
Ezek elsőre tényleg nagyon captain obvious tanácsoknak tűnhetnek, de csábító lehet egy hosszú távú home office esetén a délelőtt nagy részét mosogatással, főzéssel és egyéb dolgokkal tölteni, és estébe nyúlóan dolgozni. Itt is szerintem az a legjobb alapszabály, hogy azt a menetrendet érdemes tartani, mint egy átlag munkanap során.
Szocializálódj! A reggeli utazási időt hasznosan töltheted például a pároddal egy kicsit hosszabb kávézás, beszélgetés mellett. Felhívhatod az ezeréves cimboráidat telefonon, akik most szintén otthon vannak. Részt vehetsz olyan eseményeken, mint a QuizNight Online kvízeseménye, amin többen is tudtok otthonról játszani. Azért is szükséges ezekre figyelni, mert a hosszútávú otthoni munkavégzés és a bezártság érzés miatt nagyon káros szellemi, mentális hatások alakulhatnak ki.
Ezt vicces megközelítésben a The Oatmeal képregénye mutatja meg legjobban:
Home Office gyerekekkel
Ebben a témában nincs saját tapasztalatom, de különös nehezítő körülménynek tartom, emiatt rákerestem, mit mond az internet. Ezeket a cikkeket találtam, de ha neked van saját tapasztalatod, dobd be a közösbe!
- Hatékony home office a gyerek mellett? Mutatjuk, hogyan!
- Home suli, home ovi, home office – az élet koronavírus idején
- Home office gyerekkel: így éld túl a következő heteket
- How to Work from Home with Children
Ha többen laktok együtt, és egyszerre dolgoztok otthonról
A legnagyobb kihívás az lehet, hogy ha a veled együtt lakók is otthonról dolgoznak.
Ebben érdemes közösen megegyezésre jutnotok: mik a rutinok, ki, hol dolgozik, mi történik ha valakinek hívása van stb. A legfontosabb, hogy aktívan kommunikáljatok erről, próbáljatok ki különféle dolgokat, és folyamatosan változtassatok annak érdekében, hogy zökkenőmentes legyen az együtt, de mégis külön végzett munka.
A munkavégzés
Nagyon sok dolog, szokás, esemény van, ami triviális az irodában vagy amikor együtt dolgozunk, de nem egyértelmű távolról. Én jellemzően ezekre figyelek:
- Mindig egyértelművé teszem, hogy éppen mit csinálok: jelzem, ha éppen ebédelni fogok, hívásban vagyok, vagy olyan feladatot végzek, amiben el kell merüljek, és nem segít, ha megzavarnak.
- Mindent írásban kommunikálok: amúgy is jó alapszabály a write things down, de otthonról kiemelt szerepet kap, hiszen nem tudunk odafordulni valakihez és két mondatban megbeszélni.
- A meetingeket videóhívásban tartom: egyrészt így látjuk egymást, ami segíti a kommunikációt. A meeting elején mindig jelzem, hogy a gépen jegyzetelek, vagy ha ez valakit zavar, akkor jegyzetfüzetben írok. A hívások során „nem rejtegetek” semmit: ha épp felugrott a macska, nem fogom letakarni a képernyőt stb. Ez azért nagyon fontos, hogy meglegyen a bizalom, hogy tényleg azzal foglalkozom, amiről beszélünk, ott van a figyelmem.
Minden egyéb feladatot pontosan úgy csinálok, ahogy az irodában is, ugyanúgy igyekszem szüneteket tartani, ugyanazokat a szoftvereket használni stb.
Az idei Stretch konferencián volt egy nagyon jó előadás, amiben Kevin Goldsmith arról beszélt, hogy mit tanult a fizikailag különböző helyen dolgozó csapatok vezetése során. Nem szorosan a home office témaköréhez, de a távoli munkavégzés miatt abszolút kapcsolódik. Érdemes megnézni az előadását:
Szoftverek az otthoni munkavégzéshez
Ezeket beszerezni, használatba helyezni jellemzően a cég és a vezetők dolga, de gondoltam érdemes lehet pár mondatba ezekre is kitérni.
- Slack: a legjobb megoldás a távoli munkavégzés kommunikációjára. Egy klasszikus chatet kell elképzelni, rengeteg összekapcsolási lehetőséggel és a távoli munkavégzést támogató megoldással. Ez a szoftver most nagyjából az iparági sztenderd sok területen. Van videóhívás és hanghívás is.
- Google Drive: közös munkára, megosztott doksikra, videóhívásra és hanghívásra egyaránt használható a Google csomagja. Én kifejezetten a doksik miatt (táblázatok, szöveges dokumentumok, prezentációk) egyszerű megosztása miatt ajánlom. A doksikat egyszerre több ember is tudja szerkeszteni, élőben.
- Office 365: talán felesleges bemutatni, de érdemes kiemelni, hogy a Microsoft Office is rendkívül jó adottságokkal bír távoli munkavégzés szempontjából.
- Airtable: táblázatok szteroidokkal. Valahol félúton van egy egyszerű Excel-táblázat és egy adatbázis között, sok dologra alkalmas, én jellemzően a saját dolgaim trackelésére használom.
- Zoom: videókonferencia, távoli előadások, all-hands meetingek legjobb és leginkább használt eszköze.
- Atlassian Suite: JIRA, Trello és Confluence, feladatától és az igényektől függően. Tudástár építésére és feladatok kezelésére, követésére szerintem a legjobb szoftver jelenleg a piacon.
- Toggle: mivel otthon könnyebben elkalandozik az ember, és hamar elszalad a nap, ez a szoftver segíthet, hogy ne szaladjon szét a kezed között az időd.
- Pomodoro: szintén zenész, a jó öreg Pomodoro módszer most újra sokat segíthet. Különböző appek vannak hozzá, én ezt ajánlom.
- Spotify: talán butaságnak tűnhet itt ajánlani a Spotify-t, de a tartós otthani munkavégzéshez mindenképpen segít, ha kb. bármilyen zenét hallgathatsz közben.
Mit tehetsz vezetőként?
Itt szeretném megragadni az alkalmat, hogy leírjam: nagyon rossz véleménnyel vagyok, és felelőtlennek gondolom azokat a cégeket és azokat a vezetőket, akik amúgy engedélyezhetnék az otthoni munkavégzést, mert sem a munka jellege, sem más körülmény nem indokolja az irodai jelenlétet, mégsem teszik ezt meg. Szóval, kedves vezető, ha eddig nem, most itt az alkalom, hogy elgondolkodj, valóban nem lehet-e otthonról végezni a munkát!
Ha igen, akkor pedig az alábbi dolgokat javaslom, úgy általában is, de most az otthoni munkavégzés kapcsán különösen.
- Bízz a csapatodban: jó emberek vesznek körül, ne félj attól, hogy az emberek nem fogják elvégezni a munkát. Ha valaki lébecolna otthon, valószínűleg az irodában is ezt tenné, ami elég hamar kiderülne, így a félelmed alaptalan.
- Segítsd a csapatodat: ha eddig túlnyomórészt egy helyen ülve végeztétek a munkátokat, most sokkal nehezebb dolgotok lesz. Ebben az időszakban neked mint vezetőnek különösen fontos, hogy válaszolj a kérdésekre és megszüntesd az akadályokat, fennakadásokat.
- Kommunikálj sokat: nem egy helyen ültök, sok a „csendes szünet”, emiatt mindent pontosan, részletesen kommunikálj.
- Legyél elérhető: ha bárki megkeres, akár hívásban, akár írásban, reagálj gyorsan, pont, mintha az irodában lennél.
- Az eredményekre figyelj, ne arra, hogy ki, mit csinál: legkönnyebben ilyenkor eshetsz bele abba, hogy tíz percenként rákérdezel, ki, mit csinál. Sokkal fontosabb, hogy azt tisztázd és azon dolgozz te is, hogy a csapat elérje a céljait, és nap végén legyen eredmény.
- Legyenek eszközök: a cégnek és neked is fontos, hogy a technológia gyorsítsa, ne akadályozza a munkavégzést. Mindenkinek legyen megfelelő gépe, mikrofonja stb., hogy valóban csak a munkára tudjon a csapatod fókuszálni.
- Szervezz daily stand-upot: agilis módszerekkel dolgoztok vagy sem, most kifejezetten hasznos és fontos, hogy a nap elején tarts egy gyors videóhívást, ahol mindenki (te is) elmondja, mi újság, mit szeretne aznap elérni, miben vár segítséget és te is válaszolj a felmerülő kérdésekre.
Ezek a nálam összegyűlt legfontosabb tapasztalatok. Neked mik a home office trükkjeid? Ha bármi kimaradt, kiegészítenéd vagy csak kérdésed van, bátran írj kommentet!
Egy hozzászólás